Mejora la productividad de tu negocio con las herramientas en línea.



En ocasiones, mejorar la rentabilidad de tu empresa pasa por algo tan sencillo como es el uso de herramientas de colaboración en línea. Si todavía no has adoptado este sistema en tu negocio, deberías pensar en incorporarlas de cara al nuevo trimestre.

El uso de herramientas de trabajo en línea supone un cambio en la manera de trabajar de tus empleados aportando numerosos beneficios a la organización.

¿Qué son las herramientas en línea?

Las herramientas en línea o colaborativas admiten que diferentes usuarios que no están compartiendo un mismo espacio físico trabajen sobre un mismo documento, compartan archivos o los creen de nuevo. Este tipo de herramientas favorece el trabajo en equipo y aumenta la productividad empresarial.

Una de las principales ventajas del uso de estas herramientas colaborativas es que nos permite almacenar todos nuestros proyectos en la nube, con lo que conseguimos mantenerlos a salvo de la aparición de cualquier ataque malware malicioso que pueda dañar nuestros documentos. Algunas de las herramientas en línea más utilizadas son Google Docs, Zoho, Think Free o Zimbra entre otros.

En líneas generales, estos son algunos de los beneficios que puede aportar a tu organización el uso de estas herramientas.

  • Supone un ahorro de costes ya que permite conectar con empleados en diferentes partes del mundo y trabajar sobre un proyecto en concreto.

  • Supone una mejora en cuanto a productividad porque permite compartir el contenido en tiempo real.

  • Facilita la gestión global de la información de la compañía permitiendo el acceso desde cualquier lugar.

Aunque existen varias herramientas de trabajo en línea, Google Drive es una de las más utilizadas ya que cuenta con un total de 240 millones de usuarios. Su éxito se debe a que está disponible en 68 idiomas y su apariencia recuerda a Microsoft Office por lo que los usuarios aprenden a manejarla muy fácilmente.

Beneficios de las herramientas online

Como os hemos comentado anteriormente, aunque hay muchas herramientas en línea, vamos a contaros algunos de los beneficios que puede aportar a la empresa trabajar con documentos compartidos en Google Drive.

  • Inmediatez de edición

Permite la edición de un mismo documento entre varios usuarios simultáneamente. Olvídate del envío y reenvió de varias versiones de documentos en una cadena de mails hasta que por fin recibes la última versión. Con el documento en línea, los cambios y modificaciones se registran al momento y se guardan automáticamente, lo que supone un gran ahorro de tiempo para tus empleados.

  • Accesibilidad

Los archivos están accesibles desde cualquier ordenador y desde cualquier lugar. Seguro que te habrá pasado recibir un email urgente y no poder dar respuesta porque todos los documentos que necesitas consultar están en el ordenador del trabajo y no estás en la oficina. Pues bien, con el uso de estas herramientas, este problema este solucionado ya que puedes acceder a los documentos y mandarlos cuando lo necesites.

  • Conversación simultánea

Permite la posibilidad de establecer chats instantáneos mientras se edita un documento entre los usuarios que tienen acceso y poder comentar entre ellos, los cambios o las aportaciones que quieren realizar.

  • Infraestructura sencilla

No necesitas una infraestructura compleja para este tipo de herramientas. Solo tienes que disponer de un ordenador con conexión a internet para poder acceder a los documentos

  • Compartir documentos

Puedes administrar roles diferentes para las personas que quieres que accedan a los documentos. Es decir, puedes especificar qué usuarios quieres que tengan permiso para editar el documento, o por el contrario, establecer qué usuarios quieres que solo puedan acceder a él en modo lectura, sin poder realizar ninguna modificación. Para invitar a los usuarios a visualizar el documento solo es necesario incluir una dirección de correo en el apartado compartir y les llegará un aviso por correo electrónico.

  • Gran variedad de archivos

Admite una amplia variedad de archivos como documentos de Word, formularios, hojas de cálculo y presentaciones.

  • Capacidad de almacenamiento

Puedes almacenar hasta 15 GB gratis, para empezar, pero si necesitas tener más espacio disponible puedes pagar una cuota razonable y poder disfrutar de más capacidad.

  • Consultar tus archivos desde el smartphone

Google permite la posibilidad de trabajar con una aplicación de móvil que permite tener siempre disponible los archivos desde el acceso a través de drive.

Decídete y empieza a usar estas herramientas en línea para tu empresa y notaras cómo el ahorro de tiempo mejora rápidamente tu productividad. Desde Nuboh, te ofrecemos un asesoramiento personalizado en Google Suite, un conjunto de herramientas diseñadas precisamente para mejorar los procesos de comunicación y colaboración, tanto dentro de la empresa como con clientes, colaboradores, etc. Mejorarás el trabajo colaborativo y aumentarás la productividad, adiós a los archivos duplicados y a las diferentes versiones. Tus contactos, calendarios, archivos y marcadores totalmente sincronizados y al día en todos los dispositivos, PC, Smartphone y Tablets, sin errores y de forma totalmente automática. Todo esto con tu propio dominio. Si quieres ver como Google puede ayudarte en tu negocio o centro educativo contacta con nosotros.

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