¿Qué es un Sistema ERP, para qué sirve y cómo funciona?



Cada vez son más las empresas las que sustentan su funcionamiento sobre un sistema ERP.


Sus funciones y su adaptabilidad a cualquier tipo de negocio son dos de sus características más destacadas.


De ello se benefician todos aquellos emprendedores que un día decidieron dar un paso adelante y crear su propia tienda online.


Antes de empezar a comentar esas características y beneficios, es importante tener claro qué es un ERP y por qué es tan utilizado por parte de las empresas.


Resumen del post

1. ¿Qué es un ERP y para qué sirve?

2. ¿Cuáles son las características de un ERP?

3. 6 beneficios de usar un ERP si tienes una tienda online

4. Tipos de ERP: elige el mejor para tu tipo de negocio


1. ¿Qué es un ERP y para qué sirve?


ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning que se puede traducir a nuestro idioma como Planificación de Recursos Empresariales.


Hace referencia a una serie de aplicaciones de software que estarán interconectadas entre sí.


Su principal objetivo es automatizar la gran mayoría de las tareas que se lleven a cabo en una empresa.


Así, se centraliza la información de las diferentes áreas que la integran. Podríamos estar hablando de la automatización y centralización de áreas como:


  • La producción

  • Compras

  • RRHH

  • Finanzas

  • Proyectos

  • Marketing

  • Atención al cliente


Podrás entender mejor lo que es un ERP conociendo sus características en la siguiente sección.



2. ¿Cuáles son las características de un ERP?


  • Permite automatizar las tareas


No importa si eres una Pyme o un profesional autónomo. El ERP será capaz de automatizar las áreas de tu negocio.


Esto te ayuda a reducir costes, a optimizar procesos, así como a integrar las diferentes tareas que necesitas llevar a cabo en el día a día.



  • Gran capacidad de integración


Otra de las funciones que debe cumplir un sistema de este tipo es ser capaz de integrarse con los programas que se puedan usar en la empresa.


Y es que precisamente esta es la función principal del ERP, unificar soluciones para diferentes departamentos y que puedan trabajar de manera conjunta.


En el caso de que tengas una tienda online, debería integrarse con plataformas de pago y CMS, por ejemplo.





  • Manejo de información en tiempo real


Aunque esto dependerá de cada ERP, los más recomendados son aquellos que trabajan con información en tiempo real.


Esto es decisivo para realizar una óptima gestión de proyectos y de todo tipo de recursos a nivel empresarial.


En el caso de que se presente cualquier problema, el ERP será capaz de identificarlos de manera rápida para que se puedan resolver lo antes posible, reduciendo los riesgos para el negocio.



  • Empleo de una BD en común


Trabajar con diferentes bases de datos (BBDD) puede dar muchos problemas, como aquellos relacionados con duplicidades de información y manifestación de incoherencias.


Sin embargo, es posible encontrar algunos ERPs que gestionan varias bases de datos con el objetivo principal de optimizar el rendimiento. Lo más interesante es que se integra el software con una única base de datos.


Esto nos permitirá unificar los diferentes sistemas informáticos de la empresa partiendo de datos comunes.


Por ejemplo, podríamos evitar el problema de que una factura se haya contabilizado en varias ocasiones, o el clásico problema de inventario que indica que un producto esté disponible, cuando se han vendido las últimas unidades y ya no hay stock.



  • Debe ser intuitivo


Teniendo en cuenta la importancia del ERP, es una herramienta a la que se le dará mucho uso. Por esta razón, este conjunto de software debe ser lo más intuitivo posible, para que pueda facilitar al máximo el trabajo.


El uso de esta herramienta entrañará una determinada formación por parte de los empleados, pero si hemos elegido una opción intuitiva, este periodo no debería ser demasiado extenso.


Esto es muy interesante para reducir el tiempo de aprendizaje cuando lleguen nuevos empleados a la empresa.



3. 6 beneficios de usar un ERP si tienes una tienda online


¿Tienes una tienda online y todavía no sabes en qué te puede ayudar un ERP? Aquí tienes algunos de los beneficios principales de usarlo.


  • Ayuda a incrementar la productividad


Un ERP contribuye a acelerar los procesos del negocio.


Así, los empleados no tendrán que introducir la información de manera manual en el sistema (podríamos estar hablando de la misma información de producto para varios departamentos, datos del envío…).




Esto es de gran ayuda para nuestro eCommerce, ya que nos permite ahorrar tiempo y dinero.


  • Evita los datos redundantes


Los datos redundantes pueden ser el punto crítico de cualquier proyecto. Al utilizar un ERP que se integre con las herramientas que ya se están usando podemos asegurarnos de que todos los departamentos trabajan con la misma información.


Los pedidos, los datos de cada cliente, los pagos, así como los envíos se verán sincronizados con el software ERP.


Se minimiza la cantidad de errores que se podrían producir en las diferentes áreas que estén usando distintas bases de datos.


  • Consigue una mejor gestión del inventario del negocio


Un ERP en tiempo real nos mostrará información sobre las ventas en el momento en el que éstas se producen.


Esto nos permite conocer cualquier cambio en el inventario y en el stock de los diferentes productos. Esta gestión de los movimientos nos permite establecer tendencias de compra, contribuyendo a minimizar el coste operativo del inventario.


Nos puede servir para calcular cuánto necesitaremos gastar en el inventario de cara al futuro.


  • Mejor control del negocio con la generación de informes


Una de las razones para integrar un software ERP en tu tienda online, como puede ser SAP ERP, es que podremos obtener informes financieros en los que se muestran las ventas en detalle.


Por ejemplo, nos puede dar información sobre flujos de efectivo, sobre los balances, entre otros tantos datos.


  • Mejora la toma de decisiones


Teniendo todos los datos presentes, podremos detectar cualquier problema a tiempo y conseguir un mejor proceso en la toma de decisiones.


Conseguiremos que se incrementen las ventas y potenciaremos la generación de beneficios.


  • Contribuye a mejorar el grado de satisfacción de nuestros clientes


Gracias a que tendremos información en tiempo real sobre el producto, su disponibilidad, así como cualquier otro detalle, podremos conseguir que el cliente se sienta más satisfecho sobre el tipo de producto o servicio que le estamos ofreciendo.


Y, si hubiese algún problema, tendremos las herramientas para darle una solución.



4. Tipos de ERP: elige el mejor para tu tipo de negocio


Hay muchas maneras de clasificar los ERP, pero principalmente se clasifican en base al tipo de empresa al que están destinados y su uso.


En este sentido, podemos encontrar 2 grandes tipos: ERP verticales y horizontales


  • ERP Vertical


El ERP Vertical se caracteriza por estar pensado para integrarse en áreas específicas de determinadas empresas. Podrían incluir funcionalidades o prestaciones que no estarían contemplados en una solución de ERP horizontal.


Tienen los módulos clásicos (como podrían ser los de marketing, finanzas, Recursos Humanos o Contabilidad) pero también incluye otros módulos específicos que se adaptarán a las necesidades de la empresa.



  • ERP Horizontal


El ERP horizontal es común a las distintas empresas. Podríamos referirnos a una herramienta que pudiera controlar inventarios, captar los datos de los clientes, lanzar informes,...).


Contribuye a que todos los departamentos puedan tener acceso a la información, unificando así los procesos. No son recomendables a no ser que en la empresa existan necesidades especiales que se tengan que cubrir.


En este caso tendríamos que recurrir al ERP Vertical.